La administración es fundamental para que cualquier negocio funcione y dé resultados, ya sea un gimnasio, una cafetería o un cibercafé (sí, aún existen algunos). Si no administras adecuadamente tus recursos, estarás expuesto a más errores que pueden costarte caro y poner en riesgo tu proyecto.

1. Conoce tus gastos

Necesitas saber cuáles son los egresos de tu negocio: renta del local, sueldos del personal, impuestos, proveedores, agua, luz y cualquier bien o insumo básico para operar.

Busca siempre diferentes opciones para tus insumos; con tanta competencia, seguramente encontrarás alternativas que se ajusten a tus necesidades. Solo recuerda que lo barato no siempre es lo mejor y puede salir caro: evalúa el costo-beneficio.

2. Proyecta tus ingresos

Una vez que conoces lo que necesita tu negocio para operar, puedes proyectar los ingresos que tu academia requiere para cubrir sus gastos y obtener la ganancia que te propones. Con egresos e ingresos proyectados, fijar precios es más sencillo.

Aunque todos queremos cobrar lo más posible, es importante conocer los precios de tu competencia y lo que tu mercado objetivo está dispuesto a pagar por el servicio que puedes ofrecer. Un precio muy alto puede sacarte de la jugada; uno muy bajo puede ponerte en aprietos para cubrir tus gastos.

Con esa base podrás establecer metas y plantear estrategias para alcanzarlas.

3. ¿Cómo obtener clientes?

Ya conoces tus egresos y sabes cómo empezar a generar ingresos. Ahora necesitas uno de los activos más valiosos para que tu proyecto sea rentable: tus clientes.

Tendrás que poner en marcha una estrategia de marketing para atraer a posibles clientes, pero eso no es todo: tu tarea será convencerlos de que eres su mejor opción, con instalaciones, equipo y servicio de calidad.

4. Recursos humanos

Necesitas al mejor equipo: coaches, recepción, limpieza y cualquier otro puesto necesario para operar. Todos deben tener vocación de servicio, pero lo más importante con tu staff es la organización, porque se traduce en mayor eficiencia.

No saber quién hace qué, quién es responsable de cada tarea o para cuándo debe estar lista puede afectar desde el pago de tus egresos hasta las metas de crecimiento.

Empieza por dejar claro el rol y las actividades de cada persona. Después escribe un plan de trabajo con nombres, tareas, fechas de entrega y todo lo necesario para darles seguimiento. Hoy existen muchas herramientas para planear: ya no hay excusas.

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5. Maximiza tus recursos

Aprovechar al máximo tus recursos es clave: desde conseguir mejores precios con tus proveedores hasta ahorrar agua y luz en tus instalaciones.

El flujo de dinero de tu negocio depende de qué tan seguido asisten tus clientes. Si vendes membresías por visitas, mientras más asistan, más rápido volverán a comprar; al final, esa recurrencia depende de tu buen servicio. Si tus membresías son ilimitadas por un periodo, puedes aumentar tus ingresos con otros artículos o servicios dentro de tu establecimiento, como bebidas, comida u otros productos de consumo variable.

El espacio, el equipo y el personal también son recursos que debes aprovechar. Pregúntate:

• ¿A cuántas personas puedes atender en una misma hora con el espacio, equipo y personal disponibles?
• ¿Es suficiente para obtener ganancias?
• ¿Puedes aumentar tu capacidad sin sacrificar la calidad de tu servicio?

Tu academia vive de la frecuencia con la que tus clientes usan tus espacios: aprovecharlos bien es clave para tener finanzas sanas.

6. Mantén el control de tu inventario

El inventario es uno de los conceptos que más debes cuidar. Controlarlo significa saber qué tienes, dónde está almacenado, cuándo entra y sale cada producto y cuánto te cuesta tenerlo detenido. Eso te ayuda a reducir costos, acelerar ventas y prevenir pérdidas.

Si ofreces otros productos y servicios para ampliar tus ingresos, puedes considerar bebidas rehidratantes, suplementos, ropa con el diseño de tu negocio, o servicios de fisioterapia y nutrición, según las necesidades y preferencias de tus clientes.

En esta parte, tú y tu equipo deben ser disciplinados y organizados para tener las menores pérdidas posibles. El panel de ODEN puede ayudarte a llevar el orden de tus productos y ventas.

7. Facilita el ingreso a tu gimnasio

Para que los trámites de membresía sean rápidos y sencillos, la mejor opción es un software de gestión para tu academia, como ODEN®, que automatice y agilice los trámites para tus usuarios.

ODEN® cuenta con un Registro Web donde cualquier persona puede ver la información de tu negocio y registrar sus datos, que tendrás listos para añadir a tu base de clientes con la menor gestión posible. A partir de ahí puedes gestionar todo lo relacionado con cada cliente: venta de membresías, artículos y, si lo deseas, asignación de entrenamientos.

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